Zusätzliche Kosten und Kulanz
Nach der Übergabe kommt manchmal noch etwas dazu: Das Auto ist stark verschmutzt, es liegt Abfall drin, Sie mussten es abholen, ein Schlüssel fehlt oder der Kunde hatte einen Flughafenservice, der nicht in der Buchung steht. Solche Beträge erfassen Sie als Zusätzliche Kosten. Wayvo schlägt nichts selbst vor und bucht nichts selbst ab: Sie entscheiden, und jeder Franken bleibt auf Rechnung und im Abschnitt Geld nachvollziehbar.
Zusätzliche Kosten erfassen
Auf der Buchung (ab der Übergabe, auch nach der Rücknahme und nach dem Abschluss der Abrechnung): Abschnitt Zusätzliche Kosten → Zusätzliche Kosten erfassen.
Bei der Rücknahme: In Schritt 5. Zusammenfassung in der Box Zusätzliche Kosten → Zusätzliche Kosten erfassen (mehrere Positionen möglich).
Pro Position füllen Sie aus:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Art | Reinigung, Abholung/Überführung, Schlüssel/Dokumente, Zusatzleistung, Ausfallentschädigung oder Sonstiges |
| Betrag | Endbetrag, wie er auf der Rechnung steht |
| ohne MWST (Schadenersatz) | nur bei MWST-pflichtigen Firmen. Vorausgewählt bei Ausfallentschädigung, bei allen anderen Arten nicht. Pro Position änderbar |
| Grund | Pflicht. Steht so auf der Rechnung, z. B. «Reinigung: Sand und Abfall im Innenraum» |
| Foto | freiwillig, mehrere möglich (Beweis für Verschmutzung, Abfall usw.) |
Danach:
- Der Betrag zählt zum offenen Betrag der Buchung und steht im Abschnitt Geld mit Datum und wer ihn erfasst hat.
- Bei Abrechnen & abschliessen und bei Verrechnen im Kautionskonto zählt der Betrag zum Offenen; Sie entscheiden nur, wie viel der Kaution Sie einbehalten (siehe Kaution abrechnen).
- Die Rechnung rechnet die MWST pro Zeile: Zeilen ohne MWST stehen unter «Ohne MWST (Schadenersatz)», die MWST wird nur auf den übrigen Zeilen berechnet.
- Auf der Rechnung steht die Position als eigene Zeile. Ist die Rechnung schon ausgestellt, erstellt Wayvo eine Nachtragsrechnung (nach der Rücknahme sofort, mit Versand an den Kunden), siehe Nachtragsrechnung & Gutschrift.
- War die Abrechnung schon abgeschlossen, wird sie wieder geöffnet: Der neue Betrag ist offen, und Sie können erneut Abrechnen & abschliessen. Die E-Mail («Schlussabrechnung») enthält dann nur, was der Kunde noch nicht erhalten hat: neue oder nicht zugestellte Nachtragsrechnungen und Gutschriften, die Kautionsabrechnung nur, wenn sie sich geändert hat. Gibt es nichts Neues, geht keine E-Mail raus.
- Bei der Rücknahme sieht der Kunde die Positionen beim Unterschreiben unter Zuschläge bei der Rücknahme. Auf die Karte belastet Wayvo zusätzliche Kosten nie automatisch; sie werden mit der Kaution verrechnet (wenn Sie das wählen), bezahlt oder in Rechnung gestellt.
- Im Aktivitätsprotokoll steht z. B. «Zusätzliche Kosten erfasst: Reinigung: Sand im Innenraum CHF 80.00».
Entfernen oder stornieren
- Entfernen: solange mit der Position noch nichts passiert ist (nicht bezahlt, nicht aus der Kaution verrechnet, auf keinem ausgestellten Beleg, nichts erlassen). Der Preis geht zurück, als wäre nichts gewesen; das Aktivitätsprotokoll hält es fest.
- Stornieren: sobald die Position auf einer Rechnung steht oder schon bezahlt bzw. verrechnet ist. Geben Sie einen Grund an. Wayvo bucht eine Korrektur mit dem gleichen Betrag ins Minus, auf der Gutschrift steht dieselbe Zeile negativ. War die Position schon bezahlt, ist der Betrag dem Kunden gutzuschreiben bzw. zurückzuzahlen.
MWST bei zusätzlichen Kosten
Eine Ausfallentschädigung (das Fahrzeug konnte z. B. wegen eines Schadens nicht vermietet werden) ist in der Regel Schadenersatz und damit ohne MWST. Reinigung, Abholung, Ersatzschlüssel oder Zusatzleistungen sind in der Regel Leistungen mit MWST. Wayvo setzt diese Vorauswahl, Sie können sie pro Position ändern. Im Zweifel fragen Sie Ihre Treuhand.
Rest erlassen (Kulanz)
Oft behalten Sie aus Kulanz weniger ein, als offen ist. Behalten Sie bei Abrechnen & abschliessen oder Verrechnen weniger ein als offen, wählen Sie für den Rest Rest offen lassen (der Kunde schuldet ihn weiterhin) oder Rest erlassen (Kulanz), auf Wunsch mit Grund (sonst «Kulanz»). Auch ohne Kaution können Sie so einen Rest erlassen.
Wayvo verteilt den einbehaltenen Betrag immer in derselben Reihenfolge: zuerst spätere Änderungen der Buchung (Verlängerung, Zuschläge, zusätzliche Kosten) nach Datum, dann offene Miete, dann eine Busse, dann ein Schadenfall. Was danach offen bleibt, wird bei Rest erlassen erlassen, ausser bei Schadenfällen und Bussen; diese passen Sie in ihrem eigenen Ablauf an.
Ein erlassener Betrag ist nie ein stiller Abzug: Er wird als Kulanz-Korrektur gebucht («Kulanz: Reinigung: …»), senkt den Preis der Buchung, steht auf der Rechnung bzw. Gutschrift, im Abschnitt Geld mit Grund und im Aktivitätsprotokoll («Kulanz CHF 60.00 auf Reinigung: … erlassen»).
Beispiel: Kaution CHF 380, Miete CHF 280 bezahlt, Verlängerung CHF 70, Verspätung nicht verrechnet, Zusatzleistung 2 × CHF 20 «Flughafenservice» und Reinigung CHF 80. Offen sind CHF 190. Sie wählen Teilweise einbehalten mit CHF 100 und Rest erlassen (Kulanz): Der Kunde erhält CHF 280 zurück, offen ist nichts mehr.