Rechnung erstellen
Jede Buchung kann eine Rechnung haben. Wayvo erstellt sie in vielen Fällen automatisch (siehe Übersicht). Wenn Sie eine Rechnung früher brauchen, etwa für eine Vorauszahlung per Überweisung, erstellen Sie sie selbst.
Wo finde ich das?
Buchungen → Buchung öffnen → Karte Rechnung. Mitarbeitende brauchen die Berechtigung Buchungen verwalten.
Rechnung manuell generieren
- Öffnen Sie die Buchung.
- Prüfen Sie in der Karte Zahlungsstatus die Zahlungsart (Bar, Rechnung, QR-Code). Bei Rechnung und QR-Code hängt Wayvo eine QR-Rechnung an.
- Klicken Sie in der Karte Rechnung auf Rechnung generieren.
Nach wenigen Sekunden erscheint «Rechnung ausgestellt» mit den Schaltflächen Rechnung herunterladen, Zahlteil (aktuell offener Betrag) (falls vorhanden) und Rechnung per E-Mail senden. Ist schon eine Rechnung ausgestellt, erstellt Rechnung generieren keine zweite.
Rechnung generieren sendet nichts an den Kunden. Zum Versand klicken Sie auf Rechnung per E-Mail senden, siehe PDF & Versand.
Inhalt der Rechnung
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Ihr Logo bzw. Firmenname, Absender mit Adresse, Telefon, E-Mail, Website, «MWST-Nr. …» (bei MWST-pflichtigen Firmen immer) bzw. «UID …» |
| Rechnungsdaten | Rechnungsnr., Datum, Vertragsnr. |
| Rechnungsempfänger | Name, Adresse und E-Mail des Kunden |
| Miete | Fahrzeug mit Kennzeichen, Mietdauer mit Datum und Uhrzeit |
| Positionen | Jede Preisposition mit Betrag (siehe unten) |
| Summen | Nettobetrag (exkl. MWST), MWST 8.1%, Total inkl. MWST. Bei nicht MWST-pflichtigen Firmen nur Total mit dem Hinweis «Nicht MWST-pflichtig, ohne Mehrwertsteuer.» |
| Zahlung | Zahlungsart; bei offenen Rechnungen mit Zahlungsart Rechnung oder QR-Code zusätzlich IBAN, Kontoinhaber, Bank und Zahlungszweck |
| Abschluss | «Vielen Dank für Ihren Auftrag.» oder, wenn die Buchung beim Ausstellen schon bezahlt war, ein Stempel BEZAHLT mit Datum |
| QR-Rechnung | Zusätzliche Seite bei Zahlungsart Rechnung oder QR-Code, siehe Schweizer QR-Rechnung |
Die Preise in Wayvo sind Endpreise (inklusive MWST). Sind Sie MWST-pflichtig (Einstellungen → Firma → Mehrwertsteuer), rechnet die Rechnung den Nettobetrag und die MWST (8.1 %) aus dem Total heraus. Sind Sie es nicht, enthält die Rechnung keine MWST, der Betrag bleibt gleich. Der MWST-Satz wird mit der Rechnungsnummer festgehalten: Eine bereits erstellte Rechnung ändert sich nicht, wenn Sie die Einstellung später wechseln. Siehe Mehrwertsteuer (MWST).
Positionen
Die Positionen entsprechen der Preisaufstellung der Buchung und ergeben zusammen genau das Total:
| Position | Beispiel |
|---|---|
| Mietpreis | «2 Tage», «6 Stunden (Fr–So)» oder «Fahrzeugmiete: 3 × CHF 89.00» |
| Saisonzuschlag / Saisonrabatt | «Saisonzuschlag (Sommerferien)» |
| Wochenendzuschlag | bei Fahrzeugen mit Tagespreis und Wochenendtarif |
| Extras | «Kindersitz: 3 × CHF 15.00» |
| Versicherung, Kilometerpaket | «Versicherung: Vollkasko Plus», «Kilometerpaket: Standard 200 km» |
| Grenzübertritt | einmalige Pauschale |
| Zuschläge und Rabatte | «Junglenker unter 25 (3 × CHF 15.00)», «Frühbucher (5 %)» |
| Rabatt / Promo-Code | Langzeittarif oder Promo-Code als negativer Betrag |
| Treibstoffzuschlag | falls bei der Rücknahme verrechnet |
| Nachträgliche Anpassungen | Verlängerung, Frühzeitige Rückgabe, Verspätete Rückgabe, Mehrkilometer, Tankzuschlag, Korrektur, Einzug aus Kaution: … |
| Ausgleich | Preisanpassung oder Weitere Leistungen, wenn der Preis von Hand geändert wurde |
Wurde mit einem Gutschein bezahlt, stehen unter dem Total die Zeilen «Bezahlt mit Gutschein …» und Restbetrag. Die MWST bleibt auf dem vollen Betrag, weil ein Gutschein eine Zahlung ist und kein Rabatt.
Voraussetzungen für korrekte Rechnungen
| Angabe | Wo |
|---|---|
| Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, MWST-Nummer, Logo | Einstellungen → Firma |
| IBAN, Bank, Kontoinhaber | Einstellungen → Firma, Abschnitt Bankverbindung |
| Logo, Farben, Schrift, Bankverbindung anzeigen, Fusszeile | Einstellungen → Dokumente, siehe Dokumente gestalten |
| Name und Adresse des Kunden | im Kundenprofil, siehe Kunde erstellen |
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung neu erstellen, nachdem ich etwas geändert habe? Nein, und das ist Absicht: Eine ausgestellte Rechnung bleibt unverändert, auch nach einer neuen Kundenadresse oder einer Zahlung. Rechnung herunterladen und Rechnung per E-Mail senden liefern immer das gespeicherte Original. Preisänderungen kommen als Nachtragsrechnung oder Gutschrift dazu, siehe Nachtragsrechnung & Gutschrift.
Kann ich eine Rechnung löschen oder stornieren? Löschen nicht. Wird eine Buchung nach der Rechnung storniert, erstellen Sie auf der Buchungsseite eine Storno-Gutschrift. Wird eine Rücknahme rückgängig gemacht, bleibt die Rechnung erhalten; bei der echten Rücknahme gleicht Wayvo die Unterschiede mit einer Nachtragsrechnung oder Gutschrift aus.