Automationen
Viele Aufgaben erledigt Wayvo im Hintergrund: Es erinnert Ihre Kunden an Abholung und Rückgabe, bittet um Bewertungen, mahnt offene Rechnungen freundlich, warnt Sie vor fälligen MFK-Terminen und schickt Ihnen jeden Morgen eine Übersicht. Hier sehen Sie, was automatisch läuft, wann es läuft und wo Sie es einstellen.
Wo finde ich das?
Einstellungen → Benachrichtigungen → E-Mail-Automatisierungen (Seite Automatisierungen). Sie brauchen die Berechtigung Einstellungen verwalten. Nach Änderungen klicken Sie unten auf Automatisierungen speichern.
Die SMS an Kunden stellen Sie separat unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein, siehe SMS an Kunden.
Jede automatische Nachricht geht pro Anlass höchstens einmal raus, auch wenn Wayvo neu startet. Alle verschickten Nachrichten finden Sie im Versandprotokoll und im Verlauf des Kunden in der Inbox.
Für Sie
Hinweise an Sie als Vermieter. Sie gehen an die Adresse im Feld Empfänger; leer lassen, um die Firmen-E-Mail aus Einstellungen → Firma zu verwenden.
| Schalter | Was und wann | Standard |
|---|---|---|
| Neue Online-Buchung | Sofort eine E-Mail, sobald ein Kunde über Ihr Buchungsportal bucht oder anfragt | ein |
| Tagesübersicht | Jeden Morgen um 7 Uhr: Abholungen und Rückgaben des Tages, offene Anfragen, überfällige Rückgaben und offene Rechnungen. Nur an Tagen, an denen etwas ansteht. | ein |
| Flotten-Fristen | Hinweis 30 Tage bevor MFK, Service oder Versicherung eines Fahrzeugs fällig werden, und nochmals in der letzten Woche. Eine gesammelte E-Mail mit nur neuen Punkten; archivierte und ausser Betrieb gesetzte Fahrzeuge zählen nicht. | ein |
| Überfällige Rückgabe | Hinweis, wenn ein Fahrzeug 2 Stunden nach der geplanten Rückgabe noch nicht zurück ist (keine Rückgabe erfasst), mit Telefonnummer des Kunden | ein |
Für Ihre Kunden
E-Mails an Ihre Mieter, in Ihrem Namen und mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Mit einer bestätigten eigenen Absender-Adresse kommen sie von Ihrer Adresse.
| Schalter | Was und wann | Standard |
|---|---|---|
| Erinnerung vor Abholung | 24 Stunden vor der Abholung mit Termin, Ort, Fahrzeug und Link zur Buchung im Kundenbereich | ein |
| Erinnerung vor Rückgabe | 24 Stunden vor der geplanten Rückgabe, mit Hinweis auf eine mögliche Verlängerung | ein |
| Bewertungsanfrage | Am Tag nach der Rückgabe bitten wir Ihren Kunden um eine Bewertung auf Google. Braucht einen Google-Bewertungslink (beginnt mit https://, im Google-Unternehmensprofil unter «Nach Rezensionen fragen» zu finden). | aus |
| Zahlungserinnerung | Für offene Rechnungen (QR-Rechnung oder Rechnung) nach abgeschlossener Miete: erste Erinnerung nach der eingestellten Anzahl Tage (Erste Erinnerung nach (Tagen), 3 bis 60, Standard 10), zweite nach der doppelten Zeit | aus |
Kunden ohne E-Mail-Adresse erhalten die Erinnerung vor Abholung und Rückgabe per SMS (oder WhatsApp), sofern eine Mobilnummer hinterlegt ist. Bei allen anderen E-Mails wird im Versandprotokoll vermerkt, dass nichts gesendet wurde.
Von Wayvo
Tipps und Hinweise zur Testphase: Einrichtungs-Tipps für den Start (höchstens eine E-Mail pro Tag, nur solange der Schritt noch offen ist) und Hinweise, bevor Ihre Testphase endet (3 Tage und 1 Tag vorher, bei Ablauf, vor der Pausierung des Buchungsportals). Diese E-Mails gehen an den Kontoinhaber.
Was sonst automatisch läuft
Diese Abläufe brauchen keine Einstellung auf der Seite Automatisierungen, laufen aber ebenfalls von selbst:
| Ablauf | Wann | Mehr dazu |
|---|---|---|
| SMS-Erinnerungen vor Abholung und Rückgabe | die eingestellte Vorlaufzeit vor dem Termin (1–72 Stunden) | SMS an Kunden |
| Team-E-Mails zu neuen Anfragen | sobald die Konversation etwa 2 Minuten ruhig ist, spätestens nach 10 Minuten | Benachrichtigungen einstellen |
| Tägliche Aufgaben-Übersicht | morgens um 7 Uhr, nur wenn etwas fällig ist | Aufgaben |
| Eingangsbestätigung für neue E-Mail-Anfragen | sofort, falls eingeschaltet | Inbox einrichten |
| Automatische Antworten von Wanda | nach der eingestellten Wartezeit, falls niemand antwortet | Autopilot einrichten |
| Prüfung Ihrer Absender-Domain | alle 15 Minuten, bis sie bestätigt ist | Eigene Absender-Adresse |
| Status Ihrer WhatsApp-Nummer und Vorlagen | regelmässig, bis Nummer und Vorlagen freigegeben sind | |
| Prüfung der eigenen Domain Ihres Buchungsportals | regelmässig, bis die Domain aktiv ist | Eigene Domain |
| Gutscheine: geplanter Versand an Beschenkte, Erinnerung 30 Tage vor Ablauf, Ablauf | zum gewählten Zeitpunkt bzw. bei Ablauf | Gutscheine |
| Kaution per Kartenreservierung (falls Sie sie nutzen): Reservierung vor der Abholung, Link an den Kunden bei nötiger Bestätigung, Warnung vor Ablauf der Reservierung | Stunden vor der Abholung gemäss Einstellungen → Verträge & Regeln (Standard 24); Warnung 24 Stunden vor Ablauf | Verträge |
| Bussen: Aufgabe und E-Mail «Lenker melden», wenn der Kunde nicht fristgerecht bezahlt; Erinnerung 5 und 2 Tage vor der Frist der Behörde | laufend geprüft | Bussen |
| GPS-Tracker: Aktivierung, sobald ein zugewiesener Tracker Daten sendet | laufend | GPS-Tracker |
| Wanda: Erinnerung 7 Tage vor Ende der Testphase, Übergang in die bezahlte Phase | automatisch | Kosten & Kündigung |
| Aktivitätsprotokoll: Einträge älter als 24 Monate werden gelöscht | laufend | Aktivitätsprotokoll |
Die Automationen prüfen alle 15 Minuten, ob etwas ansteht; Team-E-Mails und Wanda laufen jede Minute. Zeiten beziehen sich auf die Schweizer Zeit.
Häufige Fragen
Eine Erinnerung ist nicht angekommen. Prüfen Sie im Versandprotokoll, ob sie gesendet wurde. Erinnerungen gehen nur für bestätigte (Abholung) bzw. laufende Buchungen (Rückgabe) raus, und nur wenn der Schalter zu diesem Zeitpunkt eingeschaltet war.
Wann kommt die Bewertungsanfrage genau? Frühestens 20 Stunden nach dem Rückgabetermin, sobald die Buchung abgeschlossen ist, und höchstens bis 7 Tage danach.
Bekomme ich Tagesübersicht und Aufgaben-Übersicht doppelt? Nein, das sind zwei verschiedene E-Mails: Die Tagesübersicht geht an die Firmenadresse und zeigt den Betrieb des Tages, die Aufgaben-Übersicht geht an jede Person mit ihren eigenen Aufgaben.