Rechnungen an Ihre Kunden
Wayvo erstellt zu jeder Buchung eine Rechnung als PDF, mit fortlaufender Nummer, allen Preispositionen, Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer (sofern Sie steuerpflichtig sind) und, bei Zahlung per Rechnung, den Zahlungsangaben: in der Schweiz einer QR-Rechnung, in Deutschland und Österreich Ihrer Bankverbindung für die Überweisung (siehe Rechnungen in Deutschland und Österreich). Viele Rechnungen entstehen automatisch; Sie können jede Rechnung aber auch selbst erstellen, herunterladen und per E-Mail senden.
Hier geht es um Rechnungen, die Sie Ihren Kunden stellen. Die Rechnungen, die Wayvo Ihnen für das Abo stellt, finden Sie unter Rechnungen von Wayvo.
Wo finde ich das?
Rechnungen gehören zur Buchung: Buchungen → Buchung öffnen → Karte Rechnung. Eine separate Rechnungsliste gibt es nicht; die Spalte Zahlung in der Buchungsliste und die Offenen Punkte zeigen, wo noch Geld offen ist.
Wann entsteht eine Rechnung?
| Anlass | Was passiert |
|---|---|
| Online-Buchung im Buchungsportal mit Bar, Rechnung oder QR-Code | Rechnung wird sofort erstellt und mit der Buchungsbestätigung an den Kunden gesendet |
| Online-Buchung mit Kreditkarte | Rechnung wird nach erfolgreicher Zahlung erstellt und gesendet |
| Rücknahme abgeschlossen (Rückgabeprotokoll) | Rechnung wird erstellt und an den Kunden gesendet, falls noch keine existiert |
| Buchung auf Abgeschlossen gesetzt | Rechnung wird erstellt und gesendet, falls noch keine existiert |
| Klick auf Rechnung generieren | Rechnung wird erstellt, aber nicht gesendet |
Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, wird nichts gesendet; Sie laden das PDF herunter und geben es ihm ausgedruckt, per SMS oder WhatsApp.
Eine ausgestellte Rechnung bleibt so, wie sie ausgestellt wurde: Herunterladen und erneutes Senden liefern immer dasselbe PDF. Ändert sich der Preis später (Zuschläge bei der Rücknahme, Verlängerung, frühzeitige Rückgabe, Korrektur, Protokollkorrektur), erstellt Wayvo einen zusätzlichen Beleg mit nur den Änderungen: eine Nachtragsrechnung oder eine Gutschrift. Siehe Nachtragsrechnung & Gutschrift. Zahlungen ändern keine Rechnung; der Zahlungsstand steht auf der Buchungsseite.
Rechnungsnummer
Rechnungsnummern haben das Format RE-Jahr-Nummer, z.B. RE-2026-0112. Sie werden pro Unternehmen fortlaufend vergeben und beginnen jedes Jahr bei 0001. Nachtragsrechnungen haben eigene Nummern (NR-Jahr-Nummer), Gutschriften ebenfalls (GS-Jahr-Nummer). Bestehende Nummern bleiben gültig.
Wer darf Rechnungen erstellen?
| Aktion | Berechtigung für Mitarbeitende |
|---|---|
| Rechnung ansehen und herunterladen | Buchungen ansehen |
| Rechnung generieren, senden, Zahlungsstatus ändern | Buchungen verwalten |
Inhaber und Administratoren dürfen alles.
Weitere Rechnungen in Wayvo
- Schadenrechnungen: Beim Verrechnen eines Schadens an den Kunden erstellt Wayvo eine eigene Schadenrechnung. Siehe Schadenfall abwickeln.
- Bussen (in Deutschland Bußgelder, in Österreich Verkehrsstrafen): Für weiterverrechnete Beträge gibt es eigene Dokumente und Zahlungslinks. Siehe Bussen.
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- Schweizer QR-Rechnung: Voraussetzungen, Referenz, Restbetrag (nur Schweiz)
- Nachtragsrechnung & Gutschrift: wenn sich eine Buchung nach der Rechnung ändert
- Zahlungsstatus: Unbezahlt, Bezahlt, Überfällig