Neuen Kunden anlegen
Kunden erfassen Sie einmal und verwenden sie danach für beliebig viele Buchungen. Mit dem Führerschein-Scanner füllt Wayvo Name, Geburtsdatum und Führerscheindaten aus einem Foto aus. Beim Erfassen prüft Wayvo die Angaben gegen das Sicherheitsregister.
Wo finde ich das?
- Kunden → Kunde hinzufügen
- Direkt im Buchungsformular über Neuer Kunde (Kurzform mit Name, E-Mail, Mobilnummer und Geburtsdatum, siehe Neue Buchung anlegen)
Voraussetzung ist die Berechtigung Kunden verwalten.
Schritt für Schritt
- Klicken Sie auf Kunden → Kunde hinzufügen.
- Optional: Klicken Sie auf Führerschein scannen und fotografieren Sie Vorder- und Rückseite. Die erkannten Daten landen im Formular, die Bilder werden beim Kunden gespeichert.
- Füllen Sie die Felder aus (siehe unten).
- Klicken Sie auf Kunde erstellen.
Felder
Persönliche Daten
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Vorname | ja | |
| Nachname | ja | |
| E-Mail oder Mobilnummer | für Bestätigung, Vertrag, Rechnung und Link zur Buchungsverwaltung | |
| Mobilnummer | E-Mail oder Mobilnummer | für SMS und WhatsApp, z. B. +41 79 …, +49 151 … oder +43 664 …; eine Nummer ohne Vorwahl ergänzt Wayvo mit der Vorwahl Ihres Landes |
| Geburtsdatum | nein | nötig für Mindestalter-Warnung, Alterszuschlag (Junglenker) und altersabhängige Kautionsregeln |
| Führerschein-Nr. | nein | erscheint auf dem Mietvertrag |
| Führerschein-Kategorie | nein | z. B. B, BE |
| Führerschein gültig bis | nein | Wayvo warnt beim Buchen, wenn der Ausweis abgelaufen ist oder innerhalb von 30 Tagen abläuft |
| Führerausweis seit (DE/AT: Führerschein seit) | nein | Erstausstellung Kategorie B, für Kautionsregeln wie «Führerausweis weniger als 2 Jahre» |
Adresse
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Strasse | z. B. Bahnhofstrasse 10 |
| PLZ | |
| Ort | |
| Wohnsitzland | vorausgewählt das Land Ihres Unternehmens (Schweiz, Deutschland oder Österreich); für Kunden aus dem Ausland wählen Sie deren Land. Zählt für Kautionsregeln nach Wohnsitz |
Erfassen Sie die Führerscheindaten vollständig. Sie stehen im Mietvertrag, und ohne Geburtsdatum bzw. «Führerausweis seit» können Alterszuschlag und Kautionsregeln nicht greifen.
Warnung aus dem Sicherheitsregister
Während Sie tippen, vergleicht Wayvo Name, E-Mail, Telefonnummer, Führerscheinnummer und Geburtsdatum mit Meldungen anderer Vermieter. Bei einem Treffer erscheint oberhalb des Formulars eine Blacklist-Warnung mit Stufe, Anzahl Meldungen, Grund und Art des Treffers. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Kunden trotzdem anlegen. Mehr unter Sicherheitsregister.
Kunden ohne E-Mail-Adresse (Laufkundschaft)
Kommt jemand spontan an den Schalter und hat keine E-Mail-Adresse (oder möchte sie nicht angeben), lassen Sie das Feld E-Mail leer und erfassen stattdessen die Mobilnummer. Unter dem leeren Feld erinnert Wayvo: «Ohne E-Mail erhält der Kunde Bestätigung, Vertrag und Rechnung nicht automatisch — Sie können sie ausdrucken oder per SMS/WhatsApp senden.» Ohne E-Mail und ohne Mobilnummer lässt sich ein Kunde nicht speichern.
Was ohne E-Mail anders ist:
- Keine automatischen E-Mails: Buchungsbestätigung, Mietvertrag, Rechnung, Übergabeprotokoll, Erinnerungen und Bewertungsanfragen gehen nicht per E-Mail raus. Im Versandprotokoll erscheinen sie als «Nicht gesendet · Keine E-Mail-Adresse».
- Dokumente ausdrucken: Auf der Buchung sind die Schaltflächen … per E-Mail senden gesperrt; die Download-Schaltflächen heissen Mietvertrag herunterladen & drucken bzw. Rechnung herunterladen & drucken.
- SMS/WhatsApp als Ersatz: Bestätigung, Stornierung sowie die Erinnerung vor Abholung und Rückgabe gehen an die Mobilnummer, per WhatsApp, wenn der Kunde eingewilligt hat, sonst per SMS. Das gilt auch, wenn Sie die SMS-Benachrichtigungen sonst ausgeschaltet haben. Über Nachricht senden in der Kundenakte schreiben Sie dem Kunden jederzeit per SMS oder WhatsApp.
- Später ergänzen: Sobald Sie die E-Mail-Adresse kennen, tragen Sie sie unter Bearbeiten nach. Künftige E-Mails gehen dann wieder automatisch raus.
In Listen und auf der Buchung steht bei solchen Kunden «Keine E-Mail». Im Online-Buchungsportal bleibt die E-Mail-Adresse Pflicht, weil Bestätigung und Link zur Buchungsverwaltung per E-Mail verschickt werden.
Eindeutigkeit
Eine E-Mail-Adresse gehört in Ihrem Betrieb zu genau einem Kunden (Gross-/Kleinschreibung spielt keine Rolle). Ist sie schon vergeben, meldet Wayvo «Es gibt bereits einen Kunden mit dieser E-Mail-Adresse.» Kunden ohne E-Mail-Adresse dürfen Sie beliebig viele erfassen; doppelte Einträge führen Sie in der Kundenakte über Doppelten Kunden zusammenführen zusammen.
Kunden bearbeiten
- Öffnen Sie den Kunden und klicken Sie auf Bearbeiten (oder in der Liste auf den Stift).
- Ändern Sie die Felder. Die Seite Kunde bearbeiten hat dieselben Felder wie die Erfassung, inklusive Führerschein scannen.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Jede Änderung hält Wayvo im Aktivitätsprotokoll fest; in der Kundenakte sehen Sie sie unter Verlauf → Änderungen.