Kunde informieren und bestätigen lassen
Bevor Sie einen Schaden verrechnen, sollte der Kunde ihn kennen und idealerweise bestätigt haben. Wayvo informiert den Kunden automatisch und gibt ihm die Möglichkeit, den Schaden online zu bestätigen oder Einwand zu erheben. Alles, was der Kunde tut, sehen Sie auf der Schadenseite in der Karte Kunde.
Wie der Kunde informiert wird
| Situation | E-Mail an den Kunden |
|---|---|
| Schäden im Rücknahmeprotokoll | Nach dem Abschliessen eine E-Mail «Schadensmeldung» bzw. «Festgestellte Schäden» mit allen neuen Schäden dieses Protokolls und den Fotos |
| Schäden im Übergabeprotokoll | Eine E-Mail «Dokumentierte Vorschäden» zur Information |
| Schaden direkt unter Schäden erfasst, mit Miete | Kurz nach dem Speichern, sobald Beschreibung, Stelle und mindestens ein Foto vorhanden sind |
| Schadenabrechnung eines Schadenfalls erstellt und gesendet | E-Mail «Schadenabrechnung …» mit dem PDF (bei älteren Schäden ohne Schadenfall «Schadenrechnung …») |
Jede E-Mail enthält einen persönlichen Link zum Kundenbereich der Buchung. Pro Protokoll wird nur eine E-Mail versendet, egal wie viele Schäden es enthält.
Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, steht auf der Schadenseite «Keine E-Mail-Adresse: Kunde wurde nicht automatisch informiert. Bitte telefonisch informieren.» Ist der Versand fehlgeschlagen («Automatische E-Mail fehlgeschlagen. Bitte erneut senden.»), senden Sie die E-Mail in der Karte Kunde mit Kunde jetzt informieren bzw. Erneut senden. Alle Versände finden Sie zudem im Versandprotokoll.
Was der Kunde sieht
Über den Link öffnet der Kunde seinen Kundenbereich im Buchungsportal, direkt im Reiter Schäden (der Reiter erscheint nur, wenn es zur Miete Schäden oder Vorschäden gibt; offene Schäden stehen als Zahl daneben).
- Schäden aus Ihrer Miete: jeder Schaden mit Beschreibung, Stelle und Fotos. Der Kunde kann Schaden bestätigen oder Nicht einverstanden wählen und begründen (mindestens 5 Zeichen), dann Einwand senden. Ein online bestätigter Schaden lässt sich mit Doch nicht einverstanden? nachträglich bestreiten, solange er nicht bezahlt ist.
- Bei einer Rechnung: Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsfrist bzw. «bezahlt» und Rechnung mit QR-Einzahlungsschein öffnen.
- Bekannte Vorschäden am Fahrzeug: Schäden, die vor seiner Miete vorhanden waren und ihm nicht verrechnet werden.
Mehr zum Kundenbereich: Kunden-Selbstservice.
Was Sie davon sehen
Auf der Schadenseite, Karte Kunde:
- Informiert: Datum der E-Mail bzw. «noch nicht»
- Bestätigt am … mit dem Weg: «mit der Unterschrift auf dem Protokoll», «online über den Kundenlink» oder «gegenüber dem Team (Telefon / vor Ort)»
- Bestritten am … mit dem Kommentar des Kunden
Bestreitet der Kunde einen Schaden online, legt Wayvo automatisch eine Aufgabe «Kunde bestreitet Schaden: …» an, fällig innert 24 Stunden. Bei Schäden ohne Schadenfall zeigt die Schadenseite dann den nächsten Schritt «Der Kunde bestreitet den Schaden: Fotos der Übergabe prüfen und Kontakt aufnehmen.»
Antwort selbst erfassen
Bestätigt oder bestreitet der Kunde am Telefon oder am Schalter:
- Öffnen Sie die Schadenseite (Schäden → Schaden anklicken).
- Klicken Sie in der Karte Kunde auf Antwort des Kunden selbst erfassen (Telefon, vor Ort).
- Notieren Sie optional, was der Kunde gesagt hat.
- Klicken Sie auf Kunde bestätigt oder Kunde bestreitet.
Mit Zurücksetzen heben Sie eine erfasste Antwort wieder auf.
Schäden, die der Kunde mit seiner Unterschrift auf dem Rücknahmeprotokoll bestätigt hat, gelten bereits als bestätigt. Er kann sie im Kundenbereich nicht mehr online bestreiten. Einen Einwand bei der Rückgabe erfassen Sie direkt im Protokoll mit Kunde ist mit diesem Schaden nicht einverstanden.