Mit WhatsApp in Wayvo landen die WhatsApp-Nachrichten Ihrer Kunden in derselben Inbox wie E-Mails und SMS, automatisch beim richtigen Kunden. Sie antworten direkt aus Wayvo, mit Ihrem ganzen Team. Kunden, die im Buchungsportal zustimmen, erhalten Erinnerungen zu Abholung und Rückgabe sowie Zahlungslinks per WhatsApp statt per SMS.
Wo finde ich das?
Einstellungen → Inbox & E-Mail → WhatsApp. Verbinden und trennen können nur Inhaber und Administratoren.
Steht in der Karte Bald verfügbar, ist die WhatsApp-Anbindung für Ihr Konto noch nicht freigeschaltet. Wayvo schaltet sie frei, sobald die Freigabe durch Meta abgeschlossen ist.
WhatsApp-Nummer verbinden
Sie brauchen eine Telefonnummer, die noch nicht mit einer anderen WhatsApp-Business-Plattform verbunden ist, und ein Facebook-Konto für Ihr Unternehmen.
- Klicken Sie auf WhatsApp verbinden.
- Geben Sie unter WhatsApp-Nummer die Nummer ein, die Ihre Kunden anschreiben sollen, z. B. +41 79 123 45 67.
- Nutzen Sie die Nummer bereits in der WhatsApp Business App? Dann können Sie (falls angeboten) Nummer aus der WhatsApp Business App weiterverwenden wählen; die App bleibt auf dem Telefon nutzbar.
- Klicken Sie auf Mit Facebook fortfahren. Im Fenster von Meta melden Sie sich an, wählen oder erstellen Ihr Unternehmen und bestätigen die Nummer per SMS- oder Anrufcode.
- Danach registriert Wayvo die Nummer. Das dauert meist wenige Minuten; der Status zeigt so lange Nummer wird registriert.
Ist die Nummer bereit, zeigt die Karte Verbunden mit Nummer, Anzeigename, Absender-Status, Qualität (Meta), Verbunden seit und Zuletzt geprüft. Wayvo prüft den Status regelmässig automatisch; mit Status aktualisieren fragen Sie ihn sofort ab.
Wayvo speichert keine Facebook-Passwörter oder Zugangstokens, nur Nummer, WhatsApp-Konto-ID und den Absender beim Versanddienst.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht verbunden | Noch keine Nummer verbunden |
| Nummer wird registriert | Registrierung läuft |
| Verbunden | Bereit zum Senden und Empfangen |
| Verbindung fehlgeschlagen | Der Grund steht in der Karte; mit Erneut verbinden starten Sie neu |
| Getrennt | Die Verbindung wurde getrennt |
Vorlagen
Ausserhalb des 24-Stunden-Fensters (siehe unten) dürfen Sie nur Vorlagen senden, die Meta für Ihr WhatsApp-Konto freigegeben hat. Wayvo bringt fünf Vorlagen in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch mit:
| Vorlage | Zweck |
|---|---|
| Buchungsbestätigung | Bestätigt eine Buchung mit Fahrzeug und Zeitraum |
| Erinnerung Abholung | Erinnert an die Abholung des Fahrzeugs |
| Erinnerung Rückgabe | Erinnert an die Rückgabe des Fahrzeugs |
| Zahlungslink | Sendet einen Link zur Online-Zahlung |
| Antwort wartet | Öffnet das Gespräch wieder, wenn das 24-Stunden-Fenster abgelaufen ist |
Die Tabelle Vorlagen zeigt pro Sprache den Status bei Meta: Freigegeben, Eingereicht, In Prüfung, Abgelehnt (mit Grund), Pausiert, Deaktiviert, Nicht eingereicht oder Nicht angelegt. Die Prüfung dauert meist Minuten bis wenige Stunden.
- Fehlende Vorlagen einreichen reicht alle noch fehlenden Vorlagen bei Meta ein (Inhaber und Administratoren).
- Status abfragen holt den aktuellen Prüfstatus.
In der Inbox antworten
WhatsApp-Nachrichten erscheinen als Sprechblasen. Bilder, Sprachnachrichten, Videos und Dokumente des Kunden werden direkt angezeigt bzw. abgespielt. Anhänge, die nicht übernommen werden konnten (z. B. zu gross), sind unter der Nachricht vermerkt.
24-Stunden-Fenster: Nach der letzten Nachricht des Kunden dürfen Sie 24 Stunden lang frei schreiben. Über dem Antwortfeld steht Antwortfenster offen bis ….
- Innerhalb des Fensters schreiben Sie frei und können ein Bild (JPG, PNG) oder PDF bis 5 MB anhängen. Mit Vorlage verwenden senden Sie trotzdem eine Vorlage.
- Ist das Fenster abgelaufen, steht dort Antwortfenster geschlossen – Vorlage wählen. Wählen Sie links die Vorlage und die Sprache, prüfen Sie rechts die Vorschau und klicken Sie auf Vorlage senden. Sobald der Kunde antwortet, ist freier Text wieder möglich.
- Vorlagen mit Buchungsdaten brauchen eine verknüpfte Buchung («Verknüpfen Sie eine Buchung, damit Fahrzeug und Termine eingesetzt werden.»).
Zustellstatus Ihrer Nachrichten (unten in der Sprechblase): Uhr = wird gesendet, ein Haken = gesendet, zwei Haken = zugestellt, zwei gelbe Haken = gelesen, «nicht zugestellt» mit Grund bei Fehlern.
Bilder und PDFs eines zugeordneten Kunden speichern Sie mit Zur Kundenakte hinzufügen direkt in der Kundenakte, siehe Konversationen bearbeiten.
Erinnerungen und Zahlungslinks per WhatsApp
Im Buchungsportal können Kunden Updates zu meiner Buchung per WhatsApp erhalten ankreuzen. Ist Ihre Nummer verbunden und hat der Kunde zugestimmt, gehen diese Nachrichten per WhatsApp statt per SMS, und zwar immer dann, wenn Wayvo sie sonst per SMS senden würde (siehe SMS an Kunden):
- Buchungsbestätigung
- Erinnerung vor Abholung und vor Rückgabe
- Zahlungslinks
Klappt der Versand per WhatsApp nicht, sendet Wayvo automatisch eine SMS. Die Einwilligung sehen und ändern Sie in der Kundenakte unter WhatsApp-Updates. Schreibt ein Kunde «STOP» (oder «Stopp», «Abmelden», «Arrêt», «Basta», «Unsubscribe»), wird seine Einwilligung automatisch zurückgezogen.
Verbindung trennen
Mit Verbindung trennen (Inhaber und Administratoren) lösen Sie die Nummer von Wayvo. Kunden erreichen Sie danach nicht mehr per WhatsApp; bisherige Gespräche bleiben in der Inbox.
Testmodus
Steht in der Karte Testmodus (Twilio Sandbox), ist Ihr Konto mit einer Testnummer verbunden. Die Karte erklärt, wie Sie mit Ihrem eigenen Telefon beitreten (Nachricht «join …» an die Testnummer). Die Sandbox ist nur für Tests: Nachrichten kommen von einer US-Nummer, und nur Telefone, die beigetreten sind, erhalten Antworten.
Häufige Fragen
Kann ich meine bisherige WhatsApp-Business-Nummer behalten? Ja, sofern sie nicht schon mit einer anderen Business-Plattform verbunden ist. Wird die Option angeboten, können Sie die WhatsApp Business App parallel weiter nutzen.
Beantwortet Wanda auch WhatsApp? Ja, aber automatisch nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters. Sprach- oder Bildnachrichten ohne Text beantwortet Wanda nicht.