Datenschutz & Aufbewahrung
Diese Seite fasst zusammen, wo Wayvo Ihre Daten speichert, wie lange welche Daten aufbewahrt werden und was nach dem Ende Ihres Abos passiert. Verbindlich sind die Datenschutzerklärung , der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Liste der Unterauftragnehmer .
Wo werden die Daten gespeichert?
- Server, Datenbank und Dateispeicher laufen bei der Hetzner Online GmbH auf einem Server in Nürnberg, Deutschland.
- Datensicherungen liegen in einem separaten Speicher in Falkenstein, Deutschland. Die Datenbank wird täglich gesichert; die Sicherungen sind 30 Tage gegen Änderung und Löschung gesperrt und laufen spätestens nach 35 Tagen ab.
- Hochgeladene Dokumente und Fotos werden verschlüsselt gespeichert. Private Dateien (z. B. Führerausweise, Verträge) sind nur über signierte, zeitlich befristete Links abrufbar.
- Die Verbindung zu Wayvo ist TLS-verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash (bcrypt) gespeichert.
- Für einzelne Funktionen setzt Wayvo Dienstleister ein, z. B. Resend (E-Mail), Twilio (SMS, WhatsApp), Stripe (Kartenzahlungen) und OpenAI (KI-Funktionen wie Wanda, Führerausweis- und Bussen-Scan). Die vollständige Liste mit Zweck und Speicherort finden Sie unter Unterauftragnehmer .
Die Daten jedes Vermieters sind strikt getrennt; innerhalb Ihres Kontos steuern Rollen und Berechtigungen, wer was sehen darf.
Aufbewahrungsfristen
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Inbox-Konversationen | Konversationen ohne Aktivität während 24 Monaten werden samt Anhängen gelöscht. |
| Versandprotokoll (gesendete E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten mit Empfänger, Absender, Betreff und Inhalt; bei Anhängen nur die Dateinamen) | 24 Monate; mit einer gelöschten Konversation oder einem gelöschten Kunden sofort |
| Protokolle der KI-Assistentin Wanda | Inhalte (Entwürfe, Zusammenfassungen, Gründe) nach 90 Tagen entfernt, Einträge nach 12 Monaten gelöscht |
| Aktivitätsprotokoll | 24 Monate. Benutzer können Einträge weder bearbeiten noch löschen. |
| Vertragsdaten (Ihr Wayvo-Vertrag) | Dauer des Vertrags zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäss OR) |
Buchungen, Verträge und Rechnungen Ihrer Mietkunden unterliegen auch für Sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Wayvo löscht sie deshalb nicht automatisch, solange Ihr Konto besteht.
Kunden löschen
Unter Kunden können Sie einen Kunden über das Papierkorb-Symbol löschen (Berechtigung Kunden verwalten). Wayvo fragt vorher nach (Kunde löschen?). Dabei werden auch seine Nachrichten in der Inbox, seine Kontaktangaben, Notizen, Dokumente und Ausweisbilder sowie die zugehörigen Einträge im Versandprotokoll gelöscht. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Hat der Kunde Buchungen oder Übergabeprotokolle, verweigert Wayvo das Löschen mit dem Hinweis: «Dieser Kunde hat Buchungen und kann wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Verträge und Rechnungen nicht gelöscht werden.»
Siehe auch Kunden.
Was passiert nach dem Ende des Abos?
- Vertragsende ist das Ende Ihres Abonnements bzw. bei einer Testphase ohne Abonnement die Pausierung des Buchungsportals.
- 7 Tage vor der Löschung erhält der Inhaber des Kontos einen Hinweis per E-Mail.
- 30 Tage nach Vertragsende löscht Wayvo das Konto mit allen Daten und Dateien automatisch.
- Vor der Löschung erstellt Wayvo eine Sicherungskopie des Kontos. Sie wird 90 Tage aufbewahrt, damit das Konto auf Ihren Wunsch wiederhergestellt werden kann, und danach endgültig gelöscht.
Bis zur Löschung können Sie Ihre Daten unter Einstellungen → Daten exportieren. Siehe Daten-Export & Import.
Ein pausiertes Abo oder ein laufendes Abo führt nicht zur Löschung. Möchten Sie Ihr Konto behalten, achten Sie darauf, dass Ihr Abo aktiv bleibt. Siehe Abo verwalten.
Wer hat was geändert?
Das Aktivitätsprotokoll (Einstellungen → Aktivitätsprotokoll) hält fest, wer wann welche Daten geändert hat, bei wichtigen Datensätzen mit den geänderten Feldern. Auch Datenexporte erscheinen dort. Siehe Aktivitätsprotokoll.
Häufige Fragen
Liegen meine Daten in der Schweiz? Nein. Server und Datensicherungen stehen in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein) bei der Hetzner Online GmbH.
Werden Daten für KI-Training verwendet? Nein. Inhalte, die für KI-Funktionen an OpenAI übermittelt werden, verwendet OpenAI nicht zum Training von Modellen. Siehe Wanda: Sicherheit.
Ein Kunde verlangt die Löschung seiner Daten. Was tun? Löschen Sie den Kunden unter Kunden. Hat er Buchungen oder Übergabeprotokolle, lässt Wayvo das Löschen nicht zu, weil Buchungen, Verträge und Rechnungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.