Rollen & Berechtigungen
Jedes Login hat eine Rolle. Inhaber und Administratoren dürfen alles. Mitarbeitende dürfen nur, was Sie ihnen mit einzelnen Berechtigungen freigeben. Was jemand nicht darf, erscheint auch nicht in der Seitenleiste.
Wo finde ich das?
Seitenleiste Mitarbeiter → Stift-Symbol (Bearbeiten) bei einer Person, oder beim Einladen im Dialog Mitarbeiter einladen. Siehe Mitarbeiter einladen & verwalten.
Die drei Rollen
| Rolle | Anzeige in Wayvo | Was die Rolle darf |
|---|---|---|
| Inhaber | Inhaber/in | Alles. Das Login, mit dem das Konto registriert oder aktiviert wurde. Kann in der Mitarbeiterliste nicht bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht werden. |
| Administrator | Administrator/in | Alles, auch Mitarbeitende verwalten, Abo abschliessen, Stripe und WhatsApp verbinden, Wanda aktivieren und Daten exportieren. Kann die Login-E-Mail des Inhabers nicht ändern. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiter/in | Nur die angehakten Berechtigungen. Kann nie Logins, Rollen oder Berechtigungen verwalten. |
Ihre eigene Rolle sehen Sie im Profilmenü unten links und unter Mein Konto.
Nur für Inhaber und Administratoren
Diese Funktionen lassen sich nicht an Mitarbeitende vergeben, auch nicht mit allen Berechtigungen:
- Mitarbeitende einladen, bearbeiten, deaktivieren, löschen und deren Login-E-Mail oder Passwort ändern
- Abo abschliessen, Zahlungsmittel ändern und Gutscheincodes für das Wayvo-Abo einlösen
- Stripe-Konto für Online-Zahlungen verbinden
- WhatsApp verbinden und trennen, Wanda aktivieren und kündigen
- GPS-Tracker bestellen
- Daten exportieren und importieren (Einstellungen → Daten)
- Den Team-Standard für E-Mail-Benachrichtigungen festlegen
- Eine bereits gemeldete Fremdlenkermeldung wieder öffnen
Was jede Berechtigung bedeutet
Eine verwalten-Berechtigung schliesst das ansehen desselben Bereichs automatisch ein. Wer zum Beispiel Buchungen verwalten hat, sieht die Buchungen auch dann, wenn Buchungen ansehen nicht angehakt ist.
Allgemein
| Berechtigung | Schaltet frei |
|---|---|
| Buchungen ansehen | Menüpunkt Buchungen mit Liste und Kalender, Buchungsdetails, Verträge, Rechnungen und Übergabeprotokolle ansehen. Auf dem Dashboard: Abholungen und Rückgaben heute, «Braucht Aufmerksamkeit», offene Beträge und «Zuletzt gebucht». |
| Buchungen verwalten | Buchungen erstellen, ändern, verlängern, bestätigen und stornieren; Übergabe und Rücknahme mit Protokoll und Fotos durchführen; Zahlungen erfassen; Verträge und Rechnungen erstellen und senden; Kautionen; Zahllink und Erinnerung per SMS senden; Fahrzeug in einer Fahrzeuggruppe tauschen; Gutscheine bei einer Buchung einlösen. Zeigt auf dem Dashboard den Button Neue Buchung. |
| Fahrzeuge ansehen | Menüpunkt Fahrzeuge mit Fahrzeugliste, Details, Versicherungen und Ausgaben. Auf dem Dashboard die Fristen für MFK, Service und Versicherung. |
| Fahrzeuge verwalten | Fahrzeuge anlegen, bearbeiten und archivieren, Fotos hochladen, Fahrzeuggruppen, Versicherungspolicen und Ausgaben pflegen, Wirtschaftlichkeit eines Fahrzeugs bearbeiten. Zeigt auf dem Dashboard den Button Fahrzeug. |
| Kunden ansehen | Menüpunkt Kunden mit Kundenliste, Kundenprofil, Kundenverlauf (inklusive versendeter Nachrichten) und angehefteten Notizen. |
| Kunden verwalten | Kunden anlegen, bearbeiten und zusammenführen, Dokumente hochladen, Notizen und Aufgaben zum Kunden, WhatsApp-Einwilligung, Betrugsverdacht melden, SMS an Kunden senden. |
| Inbox ansehen | Menüpunkt Inbox mit allen Konversationen (E-Mail, WhatsApp, SMS). Nur wer die Inbox sehen darf, erhält die E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Anfragen und Notizen. |
| Inbox: antworten, zuweisen & erledigen | Kunden aus der Inbox antworten, Konversationen zuweisen, erledigen und zusammenführen, interne Notizen, Wanda-Entwürfe nutzen und freigeben. |
Flottenmanagement
| Berechtigung | Schaltet frei |
|---|---|
| Tracking ansehen | Menüpunkt Tracking mit Karte, Fahrten und Geofences; Tracker-Bestellungen ansehen. |
| Tracker, Geofences & Fernbefehle verwalten | Tracker Fahrzeugen zuordnen, Geofences anlegen und ändern, Fernbefehle an den Tracker senden. |
| Schäden ansehen | Menüpunkt Schäden mit Schadensliste und Details. Auf dem Dashboard die nicht bearbeiteten Schäden. |
| Schäden verwalten | Schäden erfassen, bearbeiten, Status ändern, Fotos hochladen und dem Kunden weiterverrechnen. |
| Wartung ansehen | Menüpunkt Wartung mit Wartungsplan und Wartungshistorie. |
| Wartung verwalten | Wartungen planen, erfassen und abschliessen. |
| Bussen ansehen | Menüpunkt Bussen mit Liste und Details. Auf dem Dashboard die Bussen ohne Fahrer. |
| Bussen verwalten | Bussen erfassen und scannen, Fahrer zuordnen, Bussenrechnung an Kunden senden, Zahllink, Fremdlenkermeldung an die Behörde. Nur mit dieser Berechtigung kommen die E-Mails «Bussen: Fristen». |
Finanzen
| Berechtigung | Schaltet frei |
|---|---|
| Preise ansehen | Menüpunkt Preise mit Tarifen, Preisregeln, Rabattcodes, Kilometer- und Versicherungspaketen. |
| Preise verwalten | Alle Preise, Tarife, Saisons, Preisregeln und Rabattcodes ändern, inklusive der preisbezogenen Grundeinstellungen. |
| Abrechnung ansehen | Menüpunkt Abrechnung mit Abo-Status, Wayvo-Rechnungen und Kartengebühren sowie der Hinweis auf das Ende der Testphase. Abo abschliessen oder ändern dürfen nur Inhaber und Administratoren. |
| Analytik ansehen | Menüpunkt Analytik und auf dem Dashboard die Kennzahl Umsatz diesen Monat. Wirtschaftlichkeit pro Fahrzeug ansehen. |
| Gutscheine ansehen | Menüpunkt Gutscheine mit verkauften Gutscheinen und Guthaben. |
| Gutscheine verkaufen, stornieren & anpassen | Gutscheine verkaufen, stornieren, Guthaben und Gültigkeit anpassen. |
Administration
| Berechtigung | Schaltet frei |
|---|---|
| Versandprotokoll ansehen | Menüpunkt Versandprotokoll: alle E-Mails und SMS, die Wayvo verschickt hat, mit Zustellstatus. |
| Empfehlungsprogramm verwalten | Menüpunkt Empfehlungen: Programm-Einstellungen, Empfehler-Logins, Punkte auszahlen und anpassen. Siehe Empfehlungsprogramm. |
| Einstellungen verwalten | Menüpunkt Einstellungen (Firma, Buchungsportal, Verträge & Regeln, Dokumente, Zahlungen, Gutscheine, Inbox & E-Mail, Wanda, Benachrichtigungen, Automatisierungen, Domain) und der Menüpunkt Buchungsportal (Portal gestalten und veröffentlichen). Ausserdem der Einrichtungsassistent und die Checkliste «Ihr Konto einrichten» auf dem Dashboard. Daten-Export und -Import bleiben Inhabern und Administratoren vorbehalten. |
| Aktivitätsprotokoll ansehen | Menüpunkt Aktivitätsprotokoll mit allen Änderungen im Konto. Siehe Aktivitätsprotokoll. |
Den Abschnitt Verlauf auf einer Detailseite (z. B. Buchung oder Fahrzeug) sieht auch, wer den Datensatz ansehen darf, ohne die Berechtigung Aktivitätsprotokoll ansehen.
Was alle sehen
Ohne jede Berechtigung sieht ein Mitarbeiter:
- das Dashboard mit Begrüssung, Meine Aufgaben, Auslastung heute, Fahrzeuge verfügbar und Flottenstatus,
- die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind oder die er erstellt hat,
- Mein Konto, Benachrichtigungen, Neuigkeiten und Hilfe & Support.
Beispiele
| Aufgabe der Person | Sinnvolle Berechtigungen |
|---|---|
| Übergaben am Schalter | Buchungen verwalten, Fahrzeuge ansehen, Kunden verwalten, Schäden verwalten |
| Werkstatt | Fahrzeuge ansehen, Wartung verwalten, Schäden ansehen |
| Kundendienst | Buchungen ansehen, Kunden verwalten, Inbox: antworten, zuweisen & erledigen |
| Buchhaltung | Buchungen ansehen, Analytik ansehen, Abrechnung ansehen, Bussen verwalten |
Häufige Fragen
Ab wann gelten geänderte Berechtigungen? Beim nächsten Seitenaufruf der Person. Sie muss sich nicht neu anmelden.
Ein Mitarbeiter sieht einen Menüpunkt nicht. Ihm fehlt die passende ansehen- oder verwalten-Berechtigung. Öffnet er eine Seite direkt über einen Link, zeigt Wayvo «Kein Zugriff» statt der Inhalte.